Portala giriş yaptıktan sonra sağ üst köşede bulunan Profil butonuna tıklayarak açılan hesap sayfanızdaki Hesap Ayarlarında firma bilgilerinizde bir eksiklik varsa tamamlayabilirsiniz, aynı sayfada bulunan Gönderim Ayarları kısmında ise Mutabakatlarınızda kullanılmak üzere firma logonuzu ve kaşe imza şablonunuzu bir sefere mahsus kaydedebilirsiniz. Sonrasında tüm mutabakatlar kaydettğiniz logo ile birlikte gidecektir. Eğer ki mutabakat oluştururken; mutabakat kaşe imzalı gitsin seçeneğini seçerseniz karşı firmanın mail adresine mutabakatınız kaşe imzalı olarak gidecektir.

Hesap sayfanızdaki Tarih Filtreleme Ayarları kısmında içinde bulunulan yılı filtrelesin seçeneğini seçerseniz portal sayfanızı her açtığınızda tarih başlangıcı o yılın başından başlayarak filtreleyecektir.

Eğer sadece filtrelemelerde kullanılacak tarih başlangıcını ay olarak girerseniz tarih filtrelemesi girdiğiniz ay kadar geriye giderek filtreleme yapacaktır.

Bilgilerinizde bir hata var ise profil sayfasından güncelleme yapıp kaydedebilirsiniz.

- Ünvanınızda bir yanlışlık varsa düzeltemezsiniz düzeltme için sayfanın solunda bulunun destek bölümünden konu hakkında iletişime geçmelisiniz.

- Vergi dairenizde bir yanlışlık varsa yada vergi daireniz değişti ise düzeltemezsiniz düzeltme için sayfanın solunda bulunun destek bölümünden konu hakkında iletişime geçmelisiniz.

- Sistemimize kaydolduğunuz firma vergi numaranız hiç bir şekilde değiştirilemez vergi numaranız değişti ise yeni vergi bilgileriniz ile tekrar üyelik başvurusunda bulunmalısınız, önceki hesabınızda kontör kaldı ise yeni firmaya aktarılması konusunda destek kaydı açmalaısınız. 

Yeni cari eklemek için sol menüde bulunan Firmalar Cari seçeneğinden Firma Cari Listesini tıklayıp açılan sayfadan Yeni Ekle butonuna tıklayarak açılan sayfadan ilgili bilgileri girebilirsiniz. 

- Yeni cari eklerken bilgilerin tam doldurulmasını öneriyoruz.

- Telefon, Faks ve Cep no bilgilerini 11 hane olacak şekilde bitişik girmenizi öneriyoruz.

Yeni cari eklemek için sol menüde bulunan Firmalar Cari seçeneğinden Excel Yükle seçeneğini tıklayıp açılan sayfadan Excel şablonunu indirmeniz ve indirdiğiniz exceldeki bilgileri ikinci satırdan başlayarak örnekteki gibi doldurmalısınız.

- Exceldeki ekleyeceğiniz firmaların bilgilerini tam doldurmanızı öneriyoruz.

- Gerçek kişi işletmelerde örnekte olduğu gibi İsim Soyisim - Varsa Ünvan şeklinde yazmanızı öneriyoruz.

- Telefon, Faks ve Cep Telefonu numarası bilgilerini 11 hane olacak şekilde bitişik girmenizi öneriyoruz.

- Excel dosyasını tamamladığınızda Portal sayfanızda dosyayı indirdiğiniz bölümün altında Dosya Seç kutucuğuna tıklayarak ilgili cari excel dosyanızı sisteme aktarıp Kaydet düğmesine basarak carileri tanımlamış olacaksınız.

Cari bilgilerini firmanın eklemesini isterseniz portal sayfanızda bulunan sol menüdeki Firma Cari sekmesinden Cari Bilgi Talebi seçeneğini tıklayarak ilgili metni kopyalayıp karşı firmaya mail atabilirsiniz.

- Karşı firma ilgili bağlantıyı tıklayıp firma bilgilerini girip kaydettiğinde cari listenizde görüntüleyebileceksiniz.

Hesap oluşturduktan ve profilinizdeki bilgileri tamamladıktan sonra mutabakat oluşturmaya hazırsınız.

Manuel mutabakat oluşturmak için portal anasayfanızdaki "Yeni Oluştur" bölümünden istediğiniz mutabakat türünde manuel mutabakat oluşturabilirsiniz. 

Ayrıca Mutabakat Modülü bölümünden açılır sekmesinden istediğiniz türde manuel mutabakat oluşturabilirsiniz. 

Toplu mutabakat yüklemek için hangi türde mutabakat yapacaksanız "Mutabakat Modülü" bölümü açılır sekmesinden "Excel Yükle" seçeneğine tıklayarak açılan sayfadan, Excel şablonunu daha önce indirmediyseniz hemen indirin bağlantısına tıklayarak excel şablonunu indirmeniz gerekmektedir.

Sonrasında, hangi firmalar için mutabakat oluşturacaksanız ilgili mutabakat verilerini yükleyerek excel dosyasını kaydettikten sonra excel dosyanızı portala yüklediğinizde toplu mutabakat yükleme işlemini tamamlamış olacaksınız.

Oluşturmuş olduğunuz mutabakatları "Mutabakat Modülü" kısmından ilgili mutabakat türünü seçerek açılan menüden "İşlem Listeleri" seçeneğini tıklayıp açılan sayfadan görüntüleyebilirsiniz.

Açılan sayfadan oluşturmuş olduğunuz mutabakatların son durumlarını görüntüleyebilirsiniz.  Bekleyen Gönderilen Onaylanan Ve Reddedilen işlemlerinizi ve daha fazla ayrıntıyı görebilirsiniz.

Kaydettiğiniz bir mutabakatın detayına bakmak için mutabakat işlem listelerinde ilgili mutabakat satırının sol tarafındaki detay kısmına tıklayıp detay sayfasına girebilirsiniz.

- Detay safasında mutabakatı göndermemişseniz bilgilerde değişiklik yapıp kaydedebilirsiniz. (Burada Vergi Dairesini ve vergi Numarasını değiştiremezsiniz.)

- Gönderilmemiş bir mutabakatı silmek isterseniz detay sayfası içerisinden silebilirsiniz. Gönderilen mutabakatlar silinemez.

- İşlem listelerinde birden fazla gönderilmeyi bekleyen mutabakatınız var ancak toplu göndermek yerine ilgili mutabakatı göndermek istediğinizde detayın içindeki gönder butonu ile gönderebilirsiniz.

- Onaylanmış ve Reddedilmiş mutabakat haricindeki durumları değiştirebilirsiniz.

- Mutabakatın durumu hakkında bir not yazacaksanız detay sayfası içinden açıklama ksımından not yazarak kaydedebilirsiniz.

Gönderdiğiniz mutabakat şablonunu görüntülemek istediğinizde mutabakat detayının içindeki Görüntüle butonunu kullanarak mutabakata ulaşabilirsiniz.

- Mutabakatı şirket mailinizden, Kayıtlı Elektoronik Posta (KEP) hesabınızdan göndermek için ve mutabakat formunu indirmek için ön izleme sayfasını kullanabilirsiniz.

Mutabakatlara verilen cevaplara ilişkin yanıt dosyalarını mutabakat listelerinin sağ tarafında bulunun "Dosyalar" kısmından indirebilirsiniz. Ayrıca mutabakat detay sayfasının sol alt kısmından da indirme işlemi yapabilirsiniz.

Manuel Cari Mutabakat oluşturmak için;

- Portal sayfasının sol üst bölümündeki "Yeni Oluştur" sekmesindeki Cari Mutabakat seçeneği ile manuel mutabakat oluşturabilirsiniz.

- Mutabakat Modülü bölümünden Cari Mutabakat sekmesine tıklayarak "Mutabakat Oluştur" seçeneği ile de manuel mutabakat oluşturabilirsiniz.

Toplu Cari Mutabakat oluşturmak için;

- Mutabakat Modülü bölümünden "Excel Yükle" seçeneğini tıklayarak açılan sayfadan öncelikle excel şablon dosyasını indirmeniz gerekmektedir. Sonrasında excel dosyasına ilgili mutabakat verilerini kaydettikten sonra excel dosyanızı portal sayfanızdan yükleyerek kaydettiğinizde toplu yükleme işlemini yapmış olacaksınız.

Manuel Bs-Bs Mutabakatı oluşturmak için;

- Portal sayfasının sol üst bölümündeki "Yeni Oluştur" sekmesindeki Ba-Bs Mutabakatı seçeneği ile manuel mutabakat oluşturabilirsiniz.

- Mutabakat Modülü bölümünden Ba-Bs Mutabakat sekmesine tıklayarak "Mutabakat Oluştur" seçeneği ile de manuel mutabakat oluşturabilirsiniz.

Toplu Bs-Bs Mutabakatı oluşturmak için;

- Mutabakat Modülü bölümünden "Excel Yükle" seçeneğini tıklayarak açılan sayfadan öncelikle excel şablon dosyasını indirmeniz gerekmektedir. Sonrasında excel dosyasına ilgili mutabakat verilerini kaydettikten sonra excel dosyanızı portal sayfanızdan yükleyerek kaydettiğinizde toplu yükleme işlemini yapmış olacaksınız.

Manuel Kur Farkı Mutabakatı oluşturmak için;

- Portal sayfasının sol üst bölümündeki "Yeni Oluştur" sekmesindeki Kur Farkı Mutabakatı seçeneği ile manuel mutabakat oluşturabilirsiniz.

- Mutabakat Modülü bölümünden Kur Farkı Mutabakatı sekmesine tıklayarak "Mutabakat Oluştur" seçeneği ile de manuel mutabakat oluşturabilirsiniz.

Toplu Kur Farkı Mutabakatı oluşturmak için;

- Mutabakat Modülü bölümünden "Excel Yükle" seçeneğini tıklayarak açılan sayfadan öncelikle excel şablon dosyasını indirmeniz gerekmektedir. Sonrasında excel dosyasına ilgili mutabakat verilerini kaydettikten sonra excel dosyanızı portal sayfanızdan yükleyerek kaydettiğinizde toplu yükleme işlemini yapmış olacaksınız.

- Sistemimizi kullanan firmaların gönderdikleri mutabakatlar mail adreslerine gönderildiği gibi portal sayfasındaki Gelen Mutabakat bölümüne de gelmektedir. 

- Mailinize gelen mutabakatları ilgili bağlantılara tıklayıp cevap verebileceğiniz gibi Gelen Mutabakat modülünü kullanarak onay sayfasına ulaşabilirsiniz.

Gönderilen mutabakatlar ilk gönderim tarihinden itibaren sekiz gün aralıklarla üç defa daha hatırlatma mailini otomatik olarak göndermektedir. 

Ayrıca gönderilen mutabakatları ön izleme sayfasından kopyalayıp şirket mailinizden de gönderim sağlayabilirsiniz. Bunu yapmak cevaplanma oranınızı da olumlu yönde artıracaktır.

Sistemimizde üç farklı kullanıcı tipi mevcuttur. 1- Yönetici 2- Yetkili 3- Kısıtlı olmak üzere üç faklı kullanıcı türü bulunmaktadır.

* Yönetici Kullanıcı Rolü;

Yönetici rolüne sahip kullanıcı sistemde tam yetkiye sahiptir. 

* Yetkili Kullanıcı Rolü;

- Profil sayfasına giremez

- Yeni kullanıcı oluşturamaz

- Kontör yükleyemez

- Kendi yüklediği mutabakatlar dışındaki mutabakatları görüntüleyemez

- Yeni destek açamaz ve destek taleplerini görüntüleyemez

Kısıtlı Kullanıcı Rolü;

- Profil sayfasına giremez

- Yeni kullanıcı oluşturamaz

- Kontör yükleyemez

- Mutabakat oluşturabilir ancak gönderim yapamaz

- Kendi yüklediği mutabakatlar dışındaki mutabakatları görüntüleyemez

- Mutabakat işlem listesindeki detay sayfasını açamaz

- Kayıtlı bir carinin bilgilerinde değişiklik yapamaz

- Yeni destek açamaz ve destek taleplerini görüntüleyemez

Yönetici yeni bir kullanıcı eklemek isterse sol tarafta bulunan Kullanıcılar menüsünden "Yeni Kullanıcı Ekle" seçeneğini tıklayıp açılan sayfadan ilgili bilgileri ve kullanıcının rolünü seçerek yeni bir kullanıcı oluşturtabilir.

Eğer yönetici rolündeki personel işten ayrıldıysa veya sistemimize bir şekilde giremiyorsanız şirket bilgileriniz ile bizlere mail aracılığı ile destek talebinde bulunabilirsiniz. 

Kullanıcı listenizi görmek ve bilgilerinde bir değişiklik yapmak isterseniz Kullanıcılıar menüsünden "Kullanıcı Listesi" seçeneğini tıklayarak listeye ulaşabilirsiniz.

Ayırca kulanıcının bilgilerinde değişiklik yapmak istediğinizde düzenle butonuna tıklayarak değişiklik yapabilirsiniz.

Sistemimizi tam yetkili olarak kullanabilmek için kontör yüklemeniz gerekmektedir. Kontör fiyatlarını sitemizden ve portal sayfasından görebilirsiniz.

Kontör yüklemek için Kontör Yükle sekmesini tıklayarak açılan sayfadan kontör paketlerini görebilir ihtiyacınız olan paketi satın alabilirsiniz.  

Düzenli bir mutabakat alışkanlığınız varsa veya mutabakatlaşmayı profesyonellik olarak görüyorsanız yüksek kontör paketleri satın almanızı öneririz.

Gelecekteki fiyat artışlarından etkilenmemeniz için yüksek kontör paketlerinden satın almanızı öneririz.

Ayrıca sistemimizi deneyimlemek için talebinize istinaden ücretsiz 20 kontör hediye etmekteyiz. 

* Bir adet mutabakat için hesabınızdan bir kontör düşülmektedir.

* Hatırlatma gönderimleri tamamen ücretsizdir.

* Deneme paketinin sürekliliği olmayıp sistemimizi deneyimlemek içindir.

* Satın alınan paketlerdeki kontörler sistem aktif kullanıldığı sürece devreder.

* Aktif kullanılmayan hesaplardaki kontörler beş yıl sonra zaman aşımına uğrar ve silinir.

* Fiyatlar ve paketler hakkındaki ayrıntılı bilgiyi sitemizdeki fiyatlar bölümünden ulaşabilirsiniz.

Gönderdiğiniz mutabakatları sistemimiz sekiz gün aralıklaral üç defa daha hatırlatma maili göndermektedir. Mutabakatların son durumunu ve hangi aşamada olduğunu mutabakat listesinin sağ tarafında buluna Durum sütunundan görebilirsiniz.

Geri dönüş yapmayan firmaları arayarak veya şirket mailinizden cevaplanması konusunda mail göndererek cevaplanma oranını artırabilirsiniz.

Mutabakat gönderdiğiniz firma mutabakata online cevap veremiyorsa telefon ile aldığınız cevabı mutabakat detay sayfası içinden Onaylayabilir yada Reddebilirsiniz. Bunu yapmak için karşı firma ile mutabık kaldıysanız mutabakat durumunu onaylandı olarak işaretlemeniz ve alttaki isim soyisim bölümünü ve açıklama bölümünü bilgi girişi yaparak kaydedebilirsiniz. Mutabık değilseniz durumunu reddedildi olarak işaretleyip alttaki isim soyisim bölümünü ve açıklama bölümünü bilgi girişi yaparak kaydedebilirsiniz.

Mail ile cevap yanıtı aldıysanız yukarıdaki işlemleri aynı şekilde uygulamalasınız açıklama kısmına mail bilgilerini kimden geldiğini geliş tarihi gibi bilgileri açıklama kısmına yazarak mutabakatı detaylandırabilirsiniz. 

Bu işlemi kaydettiğinizde artık mutabakatta değişiklik yapmazsınız.